Langkah Ke-7 dalam Pengelolaan Bencana yaitu Partcipatory Monitoring and Evaluation (Monitoring dan Evaluasi Partisipatif) Meliputi: 1. Principles Of PME 2. Monitoring 3. Evaluation

1.      Principles of PME

Participatory Monitoring and Evaluation disingkat dengan PME. Sering diartikan monitoring dan Evaluasi Partisipatif. Ada 4 prinsip dalam PME:

a.       Partisipasi.

Banyak stakeholder yang berpartisipasi dalam PME. Hal ini berdampak langsung, dan menyetujui untuk menganalisis data bersama-sama. Keadaan tersebut bermanfaat terhadap  kegiatan atau staf program di semua tingkat organiasi pelaksana, peneliti, instansi pemerintah, dan donor.

b.      Belajar.

Balajar dari pengalaman hidup secara praktis. Hal ini bertujuan mendapatkan keterampilan, mempunyai kemampuan untuk perencanaan, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan. Akhirnya semakin besar pemahaman tentang faktor-faktor atau kondisi yang mempengaruhi prilaku stakeholder, alasan keberhasilan atau kegagalan dan alternatif mungkin dicoba.

c.       Negosiasi.

PME untuk mencapai kesepakatan tentang apa yang akan dimonitor atau dievaluasi, bagaimana dan kapan data akan dikumpulkan dan dianalisis, data apa yang sebenarnya dan bagaimana temuan akan diuraikan, dan tindakan yang diambil. Peristiwa ini
menjadi proses sosial untuk negosiasi antara kebutuhan masyarakat yang tidak sama, harapan, aspirasi, dan visi.

d.      Fleksibilitas.

Melakukan PME  dengan fleksibel dan adaptif sesuai dengan lingkungan dan keadaan serta kebutuhan masyarakat setempat

e.    Top of Form

2.      Monitoring

Monitoring merupakan upaya pemantauan yang terus-menerus atau berkala dan mengawasi oleh para pemangku kepentingan di setiap tingkat dalam hirarki pelaksanaan suatu kegiatan, untuk memastikan masukan pengiriman, jadwal kerja, output target dan tindakan yang diperlukan berjalan sesuai rencana.

Monitoring menggunakan manajemen dengan informasi yang tepat waktu, akurat dan lengkap tentang efektivitas kegiatan berkaitan dengan masukan yang digunakan untuk menghasilkan hasil yang diinginkan. Hal ini diperlukan praktek lapangan harus dimodifikasi untuk mewujudkan kombinasi yang paling efektif dan urutan masukan untuk mencapai tujuannya. Monitoring menyediakan informasi dan memungkinkan stakeholder untuk menilai kemajuan pelaksanaan dan mengambil tindakan tepat waktu / keputusan untuk memastikan kemajuan dipertahankan sesuai dengan jadwal. Setidaknya ada tiga jenis monitoring yang dapat dibedakan dalam konteks manajemen kegiatan.

Monitoring mengumpulkan informasi tentang penggunaan input, kemajuan kegiatan, dan cara ini dilakukan. Proses monitoring melihat mengapa dan bagaimana hal telah terjadi; terlihat pada relevansi, efektivitas dan efisiensi. Ini melibatkan pemangku kepentingan dan penerima manfaat dalam perencanaan, dalam memutuskan apa yang harus dipantau dalam mengembangkan dan stakeholderm proses monitoring. Proses monitoring membutuhkan dokumentasi bagaimana prosesnya. Manfaat dari proses monitoring adalah:

a.       Memahami perubahan

b.      Pembelajaran

c.       Mengidentifikasi masalah dan prioritas dalam kegiatan-kegiatan

d.      Menentukan apa yang sebenarnya terjadi, bukan apa yang direncanakan

e.       Mempromosikan pendekatan dan transparansi

Efak monitoring adalah mengumpulkan informasi tentang kemajuan dalam pencapaian tujuan, dan apa efek yang dalam kaitannya dengan tujuan. Peristiwa ini merupakan suatu bentuk evaluasi diri secara terus menerus. Jika hal itu dilakukan dengan baik, evaluasi formal akan diperlukan lebih sering, dan jika evaluasi formal dilakukan,  prlaksanaan program akan terbiasa dengan kegiatan stakeholder dalam kaitannya dengan tujuan kegiatan. Stakeholder akan dapat berpartisipasi lebih lengkap dalam evaluasi, dan merasa kurang mengancam. Semua sistem monitoring harus mencakup proses dan efek monitoring.

Monitoring Perubahan Signifikan. Metode monitoring ini tidak baru, tetapi tidak secara luas dikenal (STREAM, 2002). Metode ini telah digunakan oleh Relawan Luar Negeri Australia untuk menilai kontribusi stakeholder dalam badan pembangunan, selama pertemuan di luar negeri. Langkah pertama mengidentifikasi bidang, atau domain, dari perubahan yang ingin dipantau menggunakan metode perubahan yang signifikan. Fokus utama dua jenis perubahan yaitu perubahan dalam kehidupan individu, dan perubahan dalam organisasi.

Dasar dari perubahan yang signifikan.

Perubahan signifikan: Kehidupan penerima manfaat staf organisasi yang dibekerja. Kehidupan individu dalam komunitas di mana tinggalnya. Teman bekerja atau aspek dari organisasi tempat bekerja, atau lingkungan kebijakan yang lebih luas.

3.      Evaluation

Evaluasi dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan dimana hasil dan dampak dari kegiatan akan dinilai, untuk melihat sejauh mana tujuan kegiatan telah dicapai. Evaluasi membantu untuk mengetahui apakah kegiatan tersebut telah berhasil atau tidak. Jika tidak, itu harus ditentukan mengapa tidak, mungkin kegiatan tersebut masih harus dilanjutkan atau perlu disesuaikan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Evaluasi juga merupakan proses organisasi untuk meningkatkan kegiatan masih berlangsung dan untuk membantu manajemen dalam perencanaan masa depan dan pengambilan keputusan. 

Proses untuk melakukan evaluasi

Studi baseline dalam penilaian risiko bencana partisipatif dilakukan sebelum memulai kegiatan harus menjadi dasar evaluasi. Pada saat evaluasi, informasi tentang aspek-aspek yang sama harus dikumpulkan dengan menggunakan indikator dirumuskan secara konseptualisasi dari tujuan kegiatan. Kemudian praktisi dapat menganalisis perubahan dalam situasi, dengan membandingkan 'baseline' situasi dengan situasi setelah pelaksanaan kegiatan. Berikut adalah langkah-langkah untuk perencanaan dan pelaksanaan evaluasi.

1)       Tentukan tujuan dari evaluasi

• Mengapa ada evaluasi?

• Siapa yang menginginkannya?

• Siapa yang berhak?

• Untuk apa keputusan?

• Bagaimana hasil akan digunakan?

Orang yang berbeda mungkin memiliki tujuan yang berbeda untuk melakukan evaluasi, misalnya:

Untuk menentukan tingkat keberhasilan positif, negatif dan dampak, biasanya dilakukan pada akhir suatu kegiatan atau program. Selain mengidentifikasi pelajaran yang dapat diterapkan untuk strategi program ke depan dan meningkatkan efektivitas intervensi.
hal ini untuk mengumpulkan pengalaman yang mendukung perubahan kebijakan dan kelembagaan. Untuk itu diperlukan mengumpulkan data yang menunjukkan kualitas dan efektivitas yang digunakan untuk kemajuan kelembagaan. Ini memastikan dan menunjukkan akuntabilitas dan dapat meningkatkan metode monitoring sehingga medapatkan berbagai pengalama, efektik dan efesien.

2)      Merumuskan indikator

Indikator adalah sasaran untuk proses monitoring dan evaluasi. Ketika kita memilih indikator, perlu memperjelas apa yang ingin dikatahui, apa perubahan yang diinginkan terjadi dan bagaimana kita bisa memantau perubahan-perubahan. Stakeholder harus membantu memutuskan informasi apa yang perlu digumpulkan. Semua pihak yang terlibat harus setuju pada indikator yang digunakan, meskipun anggota masyarakat mungkin menggunakan indikator yang berbeda (STREAM, 2002).

Sebuah arahan sesuai indikator dapat dihasilkan dengan melakukan hal berikut:
Tinjauan dengan anggota masyarakat, tujuan kegiatan: umum dan khusus. Tinjauan dalam cara yang sama output kegiatan dan efek. Tinjauan faktor-faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi masyarakat dan mempengaruhi hasil kegiatan. Hal ini membutuhkan memperbarui indikator bila diperlukan. Review kriteria anggota masyarakat dirumuskan ketika stakeholder memilih solusi yang paling menguntungkan untuk mengatasi masalah stakeholder. Mengapa stakeholder lebih suka solusi tertentu?

Merumuskan pertanyaan, yang perlu dijawab dalam rangka untuk memantau isu-isu yang relevan dan perubahan. Seperti dijelaskan di atas, indikator dapat memiliki fokus yang berbeda: pada proses pelaksanaan kegiatan (input, output) atau pada efek kegiatan (hasil). Proses dan efek indikator dapat baik bersifat kuantitatif dan kualitatif.

Indikator yang baik adalah (C Shutt, 2003, ADPC): 

• Spesifik dan mencerminkan hal-hal bahwa kegiatan bermaksud untuk mengontrol
• Langsung - erat trek hasil

• diverifikasi - dapat diperiksa

• Terukur

• Sensitif cukup untuk menangkap perubahan dari waktu ke waktu

• Waktu yang terikat - ketika perubahan itu diharapkan

• memadai - memberikan informasi yang cukup relevan

3)      Tentukan fokus evaluasi
• Apa isu-isu kunci?
• Apa saja pertanyaan spesifik yang harus dijawab?
• Informasi apa yang harus dicari?
• Siapa dan apa yang akan menjadi sumber informasi?
• Yang indikator akan digunakan untuk menilai prestasi dan kinerja?

4)      Tentukan metodologi untuk melakukan evaluasi
• Metode apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan informasi?
• Siapa yang akan berpartisipasi dalam evaluasi?
• Ketika informasi akan dikumpulkan?

5)      Tentukan metode untuk analisis hasil evaluasi
• Bagaimana informasi dikumpulkan dianalisis?
• Siapa yang membutuhkan informasi apa?
• Dalam bentuk apa?
• Siapa yang akan memvalidasi hasil dan bagaimana?

6)      Tentukan bagaimana laporan evaluasi akan ditulis
• Apa adalah garis besar laporan?
• Apakah output yang diharapkan dari evaluasi: pelajaran,
rekomendasi tentang apa?
• Siapa yang akan menulis laporan?
• Bagaimana hasil evaluasi digunakan, dan oleh siapa?

7)      Finalisasi rencana evaluasi secara keseluruhan
• Menentukan jadwal kegiatan evaluasi
• Siapkan anggaran untuk evaluasi
 • Memperjelas peran dan tanggung jawab semua orang yang terlibat dalam evaluasi
• Menginformasikan semua orang yang terlibat dan memastikan stakeholder semua setuju pada kerangka acuan

  Sebuah tim evaluasi yang baik harus mencakup:
• Profesional keahlian yang berkaitan dengan isu yang dievaluasi;
• Pengetahuan tentang negara / daerah; dan
• Cross-disiplin misalnya keterampilan sosial, ekonomi, dan kelembagaan, jika diperlukan;
• Dalam monitoring partisipatif dan, evaluasi penerima manfaat juga harus menjadi bagian dari tim evaluasi
Evaluasi dapat:
• Sebuah internal atau evaluasi diri oleh instansi pelaksana.
• Sebuah evaluasi eksternal oleh lembaga independen atau tenaga ahli
tidak terkait langsung dengan program tersebut.
• Tim evaluasi kolaboratif yang mencakup internal dan eksternal partai.
• Evaluasi partisipatif yang dilakukan dengan beberapa stakeholderBottom of Form

Sumber:

Imelda Abarquez and Zubair Murshed, “Community-Based Disaster Risk Management: field practitioners’ handbook”, adpc, 2004.